Litiges / Qualité
Si les marchandises livrées sur votre arrivage ont des éléments non conforme, vous pouvez créer un litige et le suivre dans Wiilog.
Pour créer un litige, il faut le faire dans le détail d'un arrivage.
Pour le suivre, vous avez la possibilité de le faire dans le détail de l'arrivage ou alors dans la page Qualité > Litiges
Créer un litige
Pour créer un litige, allez dans la zone Liste des litiges du détail de l'arrivage et cliquez sur le bouton Nouveau litige.
Les champs suivants sont présents sur la modale de création de litige :
Le fournisseur : fournisseur de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Le transporteur : transporteur de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Le chauffeur : chauffeur de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Le numéro de l'arrivage : numéro de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Le numéro de commande / BL : les numéros de commande de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Les acheteurs : les acheteurs de l'arrivage. Le champ ne peut pas être modifié. Allez modifier l'arrivage pour modifier le champ sur cette fenêtre
Le type : le type du litige. Pour indiquer le type du litige. Les types sont paramétrables (Paramétrages > Trace > Arrivages UL > Litiges - Types)
Le déclarant : par défaut, la personne ayant créée le litige. Une autre personne peut être renseignée
Le statut : statut du litige, pour voir où en est le litige. Le workflow des litiges n'est pas dépendant des types et est paramétrable (Paramétrages > Arrivages > Litiges - Statuts). Le statut d'un litige peut déclencher, en fonction du paramétrage, un envoi de mail à l'acheteur pour l'informer de l'ouverture du litige.
Le/les unité(s) logistique(s) : le ou les unité(s) logistique(s) qui sont concernés par les litiges
Commentaire : vous pouvez ajouter un complétement d'information sur le litige
Switch Urgence ? : si vous l'activez, la ligne du litige apparaîtra en rouge
Pièce jointe : vous pouvez ajouter des pièces jointes sur le litige
Lorsque vous créez un litige sur un arrivage, celui-ci se retrouve automatiquement dans la page Qualité > Litiges
Suivre/Modifier un litige
Dans le détail d'un arrivage
La zone Liste des litiges est constitué d'un tableau contenant les éléments suivants
Date de création
Date et heure auxquels a été créée le litige
Statut
Statut actuel du litige
Type
Type du litige
Date de modification
Dernières date et heure auxquels a été modifié le litige
Pour modifier le litige, cliquez sur la ligne du litige. La modale de modification du litige s'ouvrira alors. Elle contient les informations suivantes :
Le type : le type du litige. Vous pouvez requalifier le type du litige si besoin.
Le switch Urgence ? : pour qualifier le litige en urgence. La ligne litige sera alors en rouge.
Le statut : modifier le statut du litige pour le faire évoluer. Sélectionnez un statut en état Traité pour le clôturer. En fonction du paramétrage des statuts, un mail peut être envoyer à l'acheteur et/ou au déclarant du litige pour l'informer du changement de statut du litige
Le/les colis : colis concerné(s) par le litige. Vous pouvez enlever un colis ou en ajouter
Le commentaire : inscrivez un commentaire et cliquez sur Ajouter pour mettre le commentaire dans le tableau Historique, et créer ainsi potentiellement une conversation pour résoudre le litige
Les pièces jointes : vous pouvez ajouter des pièces jointes tels qu'une photo d'un colis abîmé par exemple
Le tableau Historique : ce tableau retrace tout l'historique du litige, avec une ligne par modification, et les colonnes suivantes :
Utilisateur : personne ayant réalisée la modification
Date : date et heure auxquels la modification a eu lieu
Commentaire : si un commentaire a été ajouté dans le champ Commentaire, il apparaîtra dans cette colonne
Statut : statut du litige au moment de la modification
Type : type du litige au moment de la modification
Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modification.
Dans la page Qualité > Litiges
La page Qualité > Litiges sert à centraliser tous les litiges dans une seule et même page afin de les retrouver facilement. Cette page concerne surtout les personnes en charge de traiter les litiges, telles que des profils acteurs.
La pages est constituée de :
Une barre de filtre, permettant de filtrer les données qui sont affichées dans le tableau
Une recherche rapide, permettant également de filtrer les données affichées dans le tableau
Un bouton Exporter au format CSV destiné à exporter l'ensemble des données (suivant les dates renseignées) au format CSV
Un bouton Gestion des colonnes, sous la bouton Exporter au format CSV, permettant de choisir les colonnes à afficher dans le tableau
Un tableau, regroupant les différents litiges créés
Filtres
Le tableau ci-dessous récapitule tous les filtres disponibles.
Une fois que vous avez renseigné vos filtres, cliquez sur Filtrer. Les filtres sont conservés d'une session à l'autre (ils seront toujours actifs si vous changez de page ou que vous vous déconnectez et reconnectez).
Du
La tranche basse filtrant sur la date de création du litige
Au
La tranche haute filtrant sur la date de création du litige
Statuts
Statut du litige. Vous pouvez mettre plusieurs statuts pour filtrer sur les litiges ayant ces statuts en cours
Origines
Origine du litige. Il est possible de créer un litige dans l'application soit dans un arrivage soit dans une réception
Utilisateurs
Pour filtrer sur l'acheteur du litige. Vous pouvez renseigner plusieurs utilisateurs. Ce filtre va chercher dans la liste des utilisateurs renseignées dans l'application. Vous devez taper une première lettre pour avoir une suggestion d'utilisateurs contenant cette lettre
Numéro de litige
Tapez précisément le numéro du litige que vous cherchez pour afficher celui-ci
Déclarant
Pour filtrer sur la personne ayant créée le litige. Vous pouvez renseigner plusieurs utilisateurs. Ce filtre va chercher dans la liste des utilisateurs renseignées dans l'application. Vous devez taper une première lettre pour avoir une suggestion d'utilisateurs contenant cette lettre
Type
Type du litige
Urgence ?
Pour afficher seulement les litiges identifiés comme urgents
Contenu du tableau
Les colonnes du tableau affichés à l'écran sont paramétrables en cliquant sur la flèche à droite de Exporter au format CSV et en choisissant Gestion des colonnes. Cochez alors les champs que vous souhaitez afficher et enregistrez. Ce choix sera conservé d'une session à l'autre. Vous pouvez également modifier l'ordre des colonnes en faisant un glisser déposer.
En fonction du nombre de champs sélectionnés, une barre horizontale de défilement peut apparaître.
Numéro du litige
Numéro du litige généré par l'application. Il est constitué d'un préfixe (LA pour les litiges générés par arrivage, LR pour ceux générés par réception), de l'année, du mois, du jour, et d'un compteur
Type
Type du litige
Fournisseur
Fournisseur de l'arrivage concerné par le litige
n° de réception
Voir les litiges sur réception
n° d'arrivage
Numéro de l'arrivage sur lequel a été créé le litige
Déclarant
Personne ayant créé le litige
Acheteur
Acheteur(s) associé(s) à l'arrivage sur lequel a été créé le litige
N° commande/BL
Numéro de commande renseigné sur l'arrivage sur lequel a été créé le litige
N° ligne
Voir les litiges sur réception
Référence
Voir les litiges sur réception
Créé le
Date de création du litige
Modifié le
Date de dernière modification du litige
Statut
Statut actuel du litige
Dernier historique
Dernier commentaire mis sur le litige avec sa date et son heure
Pour modifier un litige, cliquez sur la ligne du litige à modifier. La même modale de modification de litige décrite précédemment s'ouvrira alors.
Supprimer un litige
Dans le détail d'un arrivage
Vous pouvez supprimer un litige en cliquant sur
et en cliquant sur le bouton Supprimer.
Dans la page Qualité > Litiges
Vous pouvez supprimer un litige en cliquant sur lesde la ligne du litige à supprimer et en cliquant sur le bouton Supprimer. Il sera aussi supprimé de l'arrivage.
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