Achats
La demande d'achat sert à venir indiquer à un acheteur identifié la nécessité de commander des références.
Cette fonctionnalité est disponible dans le menu Demande, puis Achat. Cette page contient plusieurs éléments :
Une barre de filtre, permettant de filtrer les données qui sont affichées dans le tableau
Une recherche rapide, permettant également de filtrer les données affichées dans le tableau
Un bouton Exporter au format CSV, destiné à exporter l'ensemble des données filtrées (suivant les dates renseignées) au format CSV
Un tableau, regroupant les différentes demandes d'achat créées
Contenu des filtres
Du
La tranche basse filtrant sur la date de création de la demande d'achat
Au
La tranche haute filtrant sur la date de création de la demande d'achat
Statuts
Le(s) statut(s) des demandes d'achat à filtrer
Demandeurs
Pour filtrer sur la personne ayant créée la demande d'achat. Vous pouvez renseigner plusieurs utilisateurs. Ce filtre va chercher dans la liste des utilisateurs renseignées dans l'application. Vous devez taper une première lettre pour avoir une suggestion d'utilisateurs contenant cette lettre
Acheteurs
Pour filtrer sur l'acheteur identifié de la demande d'achat. Vous pouvez renseigner plusieurs utilisateurs. Ce filtre va chercher dans la liste des utilisateurs renseignées dans l'application. Vous devez taper une première lettre pour avoir une suggestion d'utilisateurs contenant cette lettre
Contenu du tableau
Numéro
Numéro de la demande d'achat
Date de création
Date de création de la demande d'achat
Date de validation
Date de la validation de la demande d'achat : date de passage du statut en état Brouillon à un statut en état A traiter
Date de prise en compte
Date de passage d'un statut à un état A traiter à un statut à un état En cours
Date de traitement
Date de passage à un statut en état Traité
Demandeur
Personne ayant créée la demande
Statut
Statut actuel de la demande
Acheteur
Acheteur de la demande
Créer une demande d'achat
Via le bouton "+"
Dans le bouton d'action rapide, sélectionnez Achat pour créer une demande d'achat.
Contrairement aux autres demandes, la demande d'achat ne passe pas par une modale permettant de renseigner des champs fixes ou des champs libres. Au clic sur +, vous êtes redirigés directement vers le détail d'une demande d'achat qui est directement créé au statut Brouillon.
Le détail est constitué de :
une entête. Elle contient les différentes informations de la demande d'achat qui ne concernent pas les références
le tableau de la liste des références, qui a les colonnes suivantes :
Référence
Référence à acheter
Libellé
Libellé de la référence à acheter
Quantité demandée
Quantité demandée de la référence à acheter
Quantité en stock
Quantité en stock actuelle de la référence à acheter
Quantité commandée
Quantité qui a été commandée de la référence à acheter. Cette colonne sera donc remplie à la fin de la demande
N° commande
Numéro de la commande passée pour acheter la référence demandée. Cette colonne sera donc remplie à la fin de la demande
Pour ajouter une référence à acheter, cliquer sur Ajouter référence.
Si vous cliquez sur Chercher une référence sous Ajouter référence, vous serez redirigé vers la page des références.
Une modale s'ouvrira alors. Tapez le code de la référence pour faire apparaître les autres champs. La modale est constituée de ces champs :
Référence* : référence à acheter
Libellé : libellé de la référence à acheter
Emplacement: Pour les références gérées en quantité à la référence, l'emplacement sera grisé. Pour les références gérées en quantité à l'article, l'emplacement peut être sélectionné si une ou plusieurs règles de stockage ont été paramétrées au préalable sur la référence en question. L'emplacement n'est pas obligatoire pour ajouter la référence à la demande d'achat.
Quantité en stock : quantité en stock de la référence à acheter
Acheteur : acheteur de la référence
Quantité demandée* : quantité demandée à l'achat de la référence
Remplissez les champs et cliquez sur Ajouter.
La référence doit avoir un acheteur pour être ajoutée. Si ce n'est pas la première référence que vous ajoutez, la référence doit avoir le même acheteur que les références ajoutées précédemment.
Si c'est la première référence que vous ajoutez, le champ Acheteur de l'entête sera alors rempli avec l'acheteur de cette première référence.
Une fois que vous avez fini d'ajouter toutes vos références à acheter. Cliquez sur Valider.
Une modale s'ouvrira alors pour choisir le statut suivant de la demande d'achat. Dans cette modale, seuls des statuts en état A traiter sont proposés
Via le panier
Pour créer une demande d'achat via le panier, allez dans la page Stock > Références, et cliquez sur l'icône Panier de chaque référence qui vous souhaitez faire acheter.
Cliquez ensuite sur l'icône Panier dans l'entête pour aller dans le panier.
Sélectionnez le type de demande Achat, et dans la zone des références, et sélectionnez Créer une demande d'achat pour faire une nouvelle demande.
Sur la zone à droite, renseignez les quantités demandées à l'achat pour chaque référence.
Cliquez sur Valider mon panier ensuite pour créer la demande en brouillon et être redirigé vers le détail de la demande expliqué au dessus, ou vers la liste des demandes d'achat si plusieurs ont été créées car vous avez mis au panier des références ayant des acheteurs différents.
Validez la demande pour qu'elle soit prise en compte et traitée ensuite.
Faire évoluer la demande d'achat
Brouillon vers A traiter
Lorsque votre demande est sur un statut en état Brouillon, et que vous cliquez sur Valider, une modale "Valider une demande d'achat" s'ouvre afin que vous puissiez valider un premier statut comme quoi la demande est à traiter.
La date de validation est alors complétée et le bouton Valider est transformé en bouton Prendre en compte.
Vous pouvez modifier la demande sur un autre statut en état A traiter si vous en avez paramétré plusieurs en cliquant sur Modifier sous la flèche à droite de Prendre en compte.
Vous pouvez paramétrer sur le statut l'envoi d'un mail à l'acheteur afin qu'il soit informé qu'il a une demande d'achat à traiter.
L'envoi d'un mail à l'acheteur ou au demandeur au passage d'un statut est paramétrable pour n'importe quel statut.
A traiter vers En cours
Cette étape est ensuite une étape pour l'acheteur afin qu'il indique qu'il a bien pris en compte la demande.
Pour cela, il faut cliquer sur Prendre en compte pour faire ouvrir la modale "Valider la prise en compte". L'acheteur peut ensuite choisir de passer la demande à un statut en état En cours parmi les statuts paramétrés.
La date de prise en compte est alors complétée et la bouton Prendre en compte est remplacé par Terminer la demande.
L'acheteur peut modifier la demande sur un autre statut en état En cours si vous en avez paramétré plusieurs en cliquant sur Modifier sous la flèche à droite de Terminer la demande.
En cours vers Traité
Une fois que la demande est sur un statut en état En cours, il est possible de venir cliquer sur chaque ligne des références demandées à l'achat pour venir renseigner les informations de la commande d'achat qui a été passée. En cliquant sur la ligne d'une référence, vous ouvrez une modale qui contient les champs suivants :
Quantité commandée* : quantité commandée de la référence
N° commande : numéro de la commande passée pour cette référence
Fournisseur : fournisseur choisi pour la commande passée pour cette référence
Date de commande : date à laquelle la commande a été passée
Date attendue : date de réception attendue de cette commande
Renseigner ces champs permettra ensuite de venir créer une réception dans Wiilog quand la demande aura été terminée, si un statut avec création de réception est sélectionnée. Les champs obligatoires dépendent du paramétrage des champs fixes de réception.
Pour clôturer la demande d'achat, l'acheteur doit cliquez sur Terminer la demande pour ouvrir la modale "Terminer la demande". Il doit choisir alors le statut parmi les statuts paramétrés en état Traité.
Si le statut sélectionné est un statut qui doit créer une réception derrière, il faut absolument avoir renseigné les informations de la modale décrite précédemment.
Si le statut sélectionné ne crée pas de réception derrière, il peut clôturer simplement la demande en cliquant sur Enregistrer.
La date de traitement de la demande est alors renseignée, et si une ou plusieurs réceptions sont créées, vous pouvez voir la réception en question en cliquant sur Aller vers les réceptions sous la flèche.
Modifier une demande d'achat
Vous pouvez modifier une demande d'achat tant qu'elle n'est pas clôturée.
Pour modifier une demande d'achat, allez sur le détail, et cliquez sur la flèche tout à droite pour sélectionner le bouton Modifier.
Vous pouvez modifier les champs suivants :
Statut : vous pouvez changer le statut de la demande mais seulement par un autre statut du même état
Commentaire : vous pouvez ajouter un commentaire
Pièce jointe : vous pouvez ajouter une pièce jointe
Supprimer une demande d'achat
Vous pouvez supprimer une demande d'achat à n'importe quel moment en fonction de vos droits.
Pour la supprimer, allez sur le détail et cliquez sur la flèche à droite pour accéder au bouton Supprimer.
Cliquez dessus. Une modale de confirmation de suppression apparaîtra alors. Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.
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