Références
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Cette page est disponible dans le menu Stock, puis Références. Cette page contient plusieurs éléments :
Une zone de filtre paramétrable
Une recherche rapide, permettant de filtrer les données affichées dans le tableau
Un bouton Nouvel article de référence pour créer un nouvel article
Un bouton Impression des étiquettes, sous le bouton Nouvel article de référence, pour imprimer les étiquettes des références. Ce bouton n'est disponible qu'après une recherche rapide
Un bouton Gestion des colonnes, sous le bouton Nouvel article de référence, pour gérer les colonnes affichées à l'écran
Un bouton Recherche rapide, pour choisir dans quelles colonnes la recherche rapide va chercher
Un tableau, regroupant les différentes références
Contenu des filtres
La zone des filtres des références est différente des autres filtres de l'application. Pour appliquer un filtre sur le tableau des références, cliquez sur Ajouter un filtre.
Une modale s'ouvre alors. Sélectionnez alors le champ sur lequel vous souhaitez filtrer. En fonction de la nature du champ, vous serez amener à renseigner la valeur différemment :
Contient : tapez un texte. A l'application du filtre, le filtre ira chercher toutes les valeurs contenant l'ensemble de caractères tapé dans la colonne choisie
Valeur : tapez quelques lettres ou cliquez dans le champ pour choisir le filtre parmi un ensemble de valeurs déjà définies ou dans la liste d'un référentiel
Date : le champ sur lequel vous souhaitez filtrer est une date. Tapez la date souhaitée pour avoir seulement les références avec la date indiquée
Date et heure : le champ sur lequel vous souhaitez filtrer est une date et une heure
Oui/Non : champ de type oui ou non. Cochez pour avoir les valeurs en oui, ne cochez pas pour les valeurs en non
Cliquez sur Appliquer pour filtrer le tableau. Le filtre se positionne alors dans la zone de filtre. Cliquez sur la croix à droite de l'étiquette de filtre pour enlever le filtre
Toutes les colonnes sont décrites, à vous de choisir celles qui vous souhaitez avoir à l'écran via la gestion des colonnes
Vous pouvez choisir l'ordre des colonnes par glisser-déposer.
Image
Image de la référence paramétrée
Libellé
Libellé de la référence
Référence
Code de la référence
Code barre
Code barre de la référence
Urgence
Référence en urgence, disponible seulement pour les références en gestion quantité à l'article
Type
Type de la référence
Statut
Statut de la référence . La référence peut avoir ces statuts : - Brouillon : la référence est en brouillon, elle ne peut pas être utilisée - Actif : la référence peut être utilisée - Inactif : la référence n'est plus utilisée sur votre instance. Elle ne peut plus être utilisée dans l'application
Quantité stock
Quantité en stock de la référence
Quantité disponible
Quantité disponible de la référence (quantité non demandée sur des demandes de livraison ou transfert)
Acheteur
Acheteur de la référence
Emplacement
Emplacement de stockage de la référence, pour les références gérées en quantité à la référence
Seuil de sécurité
Seuil de quantité qui déclenche une première alerte
Seuil d'alerte
Seuil de quantité qui déclenche une dernière alerte
Prix unitaire
Prix d'une quantité de la référence. Pour les inventaires
Synchronisation nomade
Oui ou Non. Si la référence est synchronisée, il est possible de faire des demandes de livraison dessus à partir du nomade
Nom fournisseur
Nom des fournisseurs de la référence
Code fournisseur
Code des fournisseurs de la référence
Dernier inventaire
Date de dernier inventaire de la référence, pour les références en gestion quantité référence
Gestion de stock
Gestion de stock de la référence. FIFO ou FEFO. Disponible seulement pour les références en gestion quantité Article
Gestionnaire(s)
Gestionnaires de la référence. Ils recevront des mails en cas de seuil atteint ou d'alerte de péremption
Commentaire
Commentaire sur la référence
Commentaire d'urgence
Commentaire qui apparaitra sur la réception si la référence est en urgence. Disponible seulement pour les références en gestion quantité par article
Créée le
Date de création de la référence
Créée par
Utilisateur ayant créé la référence
Dernière modification le
Date de dernière modification de la référence
Dernier modification par
Utilisateur ayant effectué la dernière modification sur la référence
Dernière entrée le
Date du dernier mouvement d'entrée en stock pour la référence
Dernière sortie le
Date du dernier mouvement de sortie de stock de la référence
Groupe de visibilité
Groupe de visibilité de la référence
2 légendes sont également présentes en haut du tableau :
Demande d'achat en cours : les références de cette couleur sont dans une demande d'achat non clôturée
En attente de réception : les références de cette couleur sont dans une réception et les quantités à recevoir n'ont pas encore été reçues
Pour créer une nouvelle référence, cliquez sur Nouvel article de référence pour ouvrir une nouvelle page permettant de créer une référence.
Remplissez les différents champs de la façon suivante :
Zone Référence
Image : cliquez sur le bouton avec le stylo pour aller chercher dans votre explorateur de fichier une image correspond à la référence
Référence* : rentrez le code de votre référence
Libellé* : rentrez le libellé de la référence
Statut* : état de la référence. 3 statuts possibles :
Brouillon : ce statut sert principalement si une personne a des droits de création de référence seulement en brouillon. Ainsi, quand la référence sera créée, elle pourra être créée seulement en brouillon et ne pourra pas être utilisée dans le reste de l'application tant qu'un valideur de référence ne l'aura pas passée en statut Actif. Une création en brouillon d'une référence envoi un mail aux personnes ayant un rôle contenant le droit Valideur de référence. Si vous sélectionnez le statut Brouillon, les champs suivants seront remplis avec les informations suivantes sans pouvoir les modifier :
Référence : le champ sera rempli avec la valeur ADEFINIRn, n étant le nombre de référence ayant déjà leur code en ADEFINIRn, +1
Quantité, pour les références en gestion quantité à la référence : le champ sera rempli par 0
Synchronisation nomade : cochez cette case afin de pouvoir des demandes de livraison hors ligne à partir du terminal mobile
Zone Informations
Pièces jointes : pour associer des documents à la référence
Nomenclature : pour mettre un commentaire sur la référence
Zone Gestion quantité
Dans cette zone, les champs ne sont pas les mêmes selon si l'on choisit la gestion quantité à la référence et l'article.
Gestion quantité à la référence : ce mode de gestion permet de gérer de manière globale une référence sans distinguer de manière unique chaque pièce de la référence. Toute la quantité de la référence sera alors stockée sur un seul et même emplacement. Les champs disponibles pour cette gestion de quantité sont :
Emplacement* : emplacement de stockage de la référence
Quantité* : quantité totale de la référence
Gestionnaires : gestionnaires de la référence. Ils recevront un mail dans le cas où l'envoi de mail est paramétré lorsque le seuil d'alerte ou de sécurité est atteint
Acheteur : acheteur en charge de la référence. Pour faire les demandes d'achat
Seuil d'alerte : premier seuil d'alerte de quantité. Si le seuil est atteint, une alerte est déclenchée dans la page Stock > Alerte et un mail est envoyé au gestionnaire si le paramétrage est activé
Seuil de sécurité : deuxième seuil d'alerte de quantité. Si le seuil est atteint, une alerte est déclenchée dans la page Stock > Alerte et un mail est envoyé au gestionnaire si le paramétrage est activé
Gestion quantité à l'article : ce mode de gestion permet de gérer de manière unique chaque élément ou conditionnement de la référence. Il est possible ainsi de stocker des pièces de la référence à plusieurs endroits, d'indiquer des dates de péremption ou des numéros de lot sur les différents articles de la référence. Les champs disponibles pour cette gestion de quantité sont :
Gestionnaires : même fonctionnement que sur la gestion quantité à la référence. Dans le cas de la gestion à l'article, le gestionnaire peut aussi recevoir un mail d'alerte de péremption
Acheteur : même fonctionnement que sur la gestion quantité à la référence
Gestion de stock : 2 modes de gestion de stock sont disponibles
FIFO : First in first out. L'article qui a la date d'entrée en stock la plus ancienne est choisi en priorité pour être sorti du stock
FEFO : First expired first out. L'article qui a la date de péremption la plus proche est choisi en priorité pour être sorti du stock
Seuil d'alerte : même fonctionnement que sur la gestion quantité à la référence
Seuil de sécurité : même fonctionnement que sur la gestion quantité à la référence
Urgence : cochez cette case pour indiquer que vous attendez en urgence cette référence. Sur la prochaine réception qui contiendra la référence, il y aura alors la mention de l'urgence à l'ajout de la référence sur la réception, et sur le détail de la réception, et la ligne de réception de la référence sera en rouge
Commentaire de l'urgence, apparaît seulement quand Urgence est coché : pour indiquer plus d'information sur l'urgence. Le commentaire apparaîtra lors de l'ajout de la référence sur une réception, et au survol de la ligne de réception en urgence
Zone Fournisseurs
Vous devez ajouter au moins un fournisseur de la référence. Il est possible de mettre plusieurs fournisseurs pour une même référence. Pour cela, cliquez sur Ajouter un article fournisseur
Pour ajouter un fournisseur, il faut remplir :
Nom fournisseur* : va chercher dans la liste des fournisseurs. A la sélection du nom, le code se remplit automatiquement
Code fournisseur* : va chercher dans la liste des codes fournisseurs. A la sélection du code, le nom se remplit automatiquement
Ref article fournisseur* : code de la référence article chez le fournisseur
Libellé* : libellé de la référence article chez le fournisseur
Zone Inventaires
Zone Champs libres
Les champs libres apparaissent en fonction du type de la référence sélectionné. Complétez les au besoin
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de la référence
Vous pouvez visualiser une référence en cliquant sur la ligne de la référence souhaitée.
Le détail de la référence s'ouvrira alors.
Les champs sont les mêmes qu'à la création. Certains champs apparaissent en plus :
Zone Référence
Quantité disponible : quantité en stock de la référence qui n'est pas bloquée dans une demande de livraison ou de transfert
Zone Informations
Créée par : utilisateur ayant créé la référence et horodatage de création (si vous n'avez pas d'utilisateur et/ou d'horodate de création, cela signifie que votre référence a été créée avant la mise en place de cette fonctionnalité)
Dernière modification par : dernier utilisateur ayant modifié la référence et horodatage de la modification
Dernier entrée le : date et heure du dernier mouvement d'entrée en stock. Cela peut correspondre à une réception ou une collecte
Dernière sortie le : date et heure du dernier mouvement de sortie de stock. Cela correspond à une livraison
Zone Gestion quantité
Quantité en stock : quantité totale en stock de la référence
Zone Prévision de stock
Cet encart vous permet de connaître à un instant T votre quantité en stock (quantité disponible) et son évolution dans le futur à 1 mois, 3 mois ou 6 mois. La courbe évolue en fonction des demandes de livraison ou des réception que vous effectuez sur cette référence.
Zone Inventaires
Date de dernier inventaire : dernière date d'inventaire de la référence. Pour les références en gestion quantité article, cette date ne sera jamais remplie car la date de dernier inventaire est portée par les articles de la référence
Inventaire à jour : Dans le cas d'une référence en Gestion quantité par article, remplacer le champ "Date de dernier inventaire" est remplacé pour le champ "Inventaire à jour"
Inventaire à jour :
si date d'aujourd'hui - date de dernière inventaire la plus ancienne parmi les articles de la référence < fréquence, alors OUI
si date d'aujourd'hui - date de dernière inventaire la plus ancienne parmi les articles de la référence > fréquence, alors NON
Pour modifier une référence, 2 chemins :
Sur la visualisation d'une référence, cliquez sur Modifier pour que la page passe en mode modification
L'utilisateur doit avoir le droit de modification pour voir apparaître les boutons Modifier.
Vous pouvez modifier :
La photo
La référence
Le libellé
Le statut. Si une référence n'est plus en statut Brouillon, il n'est plus possible de la repasser sur ce statut
La synchronisation nomade
Le groupe de visibilité
Les pièces jointes
La nomenclature
Les gestionnaires
L'acheteur
La gestion de stock, pour les références en gestion quantité à l'article
Le prix unitaire (€), pour les références en gestion quantité à la référence
Le seuil d'alerte
Le seuil de sécurité
L'urgence, et son commentaire s'il est coché, pour les références en gestion quantité à l'article
Ajouter un article fournisseur
La catégorie d'inventaire
Les champs libres
Cliquez sur Annuler pour revenir en mode visualisation sans prendre en compte ce que vous avez pu modifier. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications
Si vous modifiez une référence en changeant son statut de Brouillon à Actif, un mail sera envoyé à l'enregistrement au créateur de la référence pour lui indiquer que sa référence a été validée.
Certains utilisateurs peuvent avoir un rôle leur autorisant partiellement de modifier une référence. Dans ce cas, ils pourront modifier les champs :
Image
Libellé
Pièces jointes
Nomenclature
Prix unitaire (€), pour les références en gestion quantité à la référence
Seuil d'alerte
Seuil de sécurité
Urgence et commentaire de l'urgence, pour les références en gestion quantité à l'article
Fournisseurs
Champs libres
Une modale de confirmation de suppression apparaîtra alors.
Il n'est pas possible de supprimer une référence dans le cas où elle est liée à n'importe quel élément de l'application (colis, mouvements, livraison, collecte, transfert, réception, ou article fournisseur). Dans ce cas, il est conseillé de passer la référence en Inactif si vous n'en avez plus l'utilité.
Une modale s'ouvrira alors avec la liste de tous les mouvements de stock de la référence.
Elle est constituée de :
Une zone de recherche rapide
Un tableau
Une pagination
Contenu du tableau :
Date
Date et heure du mouvement de stock
Issu de
Origine du mouvement. Il est possible d'avoir en origine : - une réception (mouvement d'entrée) - une préparation (mouvement de transfert) - une livraison (mouvement de sortie) - une collecte (mouvement d'entrée) - un transfert (mouvement de transfert) - un inventaire (mouvement d'entée ou de sortie inventaire) Si la donnée contient une flèche, il est possible de cliquer dessus pour être redirigé vers la demande ou l'ordre en question
Code article
Code de l'article mouvementé. S'il s'agit d'une référence en gestion quantité référence, cela sera le code barre de la référence
Quantité
Quantité mouvementée
Origine
Emplacement d'origine du mouvement. L'origine n'est pas tout le temps remplie en fonction du type de mouvement et de la sa provenance
Destination
Emplacement de destination du mouvement. La destination n'est pas tout le temps remplie en fonction du type de mouvement et de la sa provenance
Type
Type du mouvement entrée transfert sortie entrée d'inventaire sortie d'inventaire
Opérateur
Utilisateur ayant réalisé le mouvement
C'est à partir de la page des références qu'il est possible d'ajouter une référence au panier, afin de la demander en livraison, en collecte, ou en achat.
Si une référence n'a pas de panier sur sa ligne, c'est qu'elle est inactive.
Type* : type de la référence. Des types de référence doivent avoir été au préalable paramétrés (dans ). Le choix du type donnera une couleur à la référence si vous avez attribué des couleurs lors du paramétrage de vos types
Emplacement, pour les références en gestion quantité à la référence : le champ sera rempli avec l'emplacement paramétré (dans )
Groupe de visibilité : associez un groupe de visibilité à la référence afin que seul les utilisateurs ayant ce groupe attribué puisse la voir dans la liste des références. Les groupes de visibilité se paramètrent dans
Prix unitaire (€) : prix de chaque unité de la référence. Ce prix est utilisé ensuite pour le calcul de fiabilité monétaire sur les composants de dashboard correspondant (Voir
Catégorie d'inventaire : ce champ va chercher dans la liste des catégories d'inventaire paramétrées (). Attribuer une catégorie d'inventaire à une référence permet de générer automatiquement des missions d'inventaire en fonction de la fréquence associée à la catégorie. Exemple : si la fréquence est de 2 mois et que la date de dernier inventaire de la référence est supérieure à 2 mois, la référence sera placée sur la prochaine mission d'inventaire générée. Les missions sont générées chaque dimanche soir. Dans le cas d'une référence en gestion quantité article, on vient regarder la date de dernier inventaire de chaque article, et si cette dernière est supérieure à la fréquence, l'article est placé dans la prochaine mission d'inventaire
Catégorie d'inventaire : Indique la catégorie d'inventaire de cette référence
Dans la liste des références, cliquez sur les d'une ligne de référence et cliquez sur le bouton Modifier pour être redirigé vers la page de modification de référence
Pour supprimer une référence, cliquez sur les de la ligne de référence et cliquez sur Supprimer.
Pour voir les mouvements de stock concernant seulement la référence que vous souhaitez, en plus de filtrer sur la référence dans la page Stock > Mouvements de stock, vous pouvez cliquez sur les de la ligne de la référence et cliquez sur Voir les mouvements.
Pour accéder au recalcul des quantités, clique sur les de la référence souhaitée puis cliquez sur Recalculer les quantités. Les quantités en stock et disponibles seront alors mises à jour. Ce bouton sert notamment si vous avez effectué une opération qui touche à la quantité de la référence et qu'elle n'a pas encore été mise à jour sur la page.
Cliquez sur le panier sur la ligne de la référence que vous souhaitez ajouter au panier pour qu'elle soit ajoutée au panier. Pour voir le fonctionnement du panier, voir .
